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意大利贝纳通档案馆的管理实践及解决方案
2019年01月18日??

?? 意大利贝纳通服装公司下属的档案馆成立于2009年,旨在保存公司的历史并对档案资料进行管理利用。档案馆占地约1300平方米,分为用于存储公司档案资料和为公众提供研究咨询服务的两个区域。

????档案馆成立之初,工作人员对公司现有档案资料进行了一项系统调查后发现,许多不同的实体档案都被集中起来并处于公司各部门的监管下;不同的办公文件材料的存储分散;不同管理员对档案持有不同看法;档案和文件管理的标准和工具不同;档案和文件资料的数量多、形式多样、内容复杂;不可能把所有现存档案收集起来等一系列问题。

????因此,我们不仅要严格归档标准,也要了解公司的需求,促进公司科研人员、主管和档案保管员之间的交流,同时也让更多的员工参与到档案管理之中。

????档案的复杂性和多样性是我们必须解决的第一个问题。比如,此前一直由设计部门负责针织衣物的归档存储和管理。这些服装是由20世纪60年代以来生产的1.2万件针织品组成的,并根据办公室使用的产品类别进行记录,部分记录被录入一个专门数据库,该数据库只有公司的设计部门才能访问。大约有70件服装被认为是20世纪60年代最具标志性的服装,被公司创始人贝纳通选中,永久保存在档案馆并进行巡回展览。当它们被移交到档案馆后,根据档案管理标准,这些历史悠久的服装必须进行着录,实现数据库信息和存储位置信息之间的关联,档案馆未来的目标是实现不同数据库在同一个信息系统里的数据共享。

????目前公司设计部保存的织物纹样共约4000件,它们在针织品生产历史上具有重要价值,人们认为把它们移交到档案馆更合适。设计人员经常需要使用这些织物纹样,但档案馆和设计部之间的物理距离比较远,因此就产生了访问困难。为了解决这一问题,档案馆提出保存设计档案原件,并制作纸质档案的电子版替代提供档案原件对外利用的方案。

????设计部成立了内部图书馆,收集了大约2000本各种主题的专着和期刊,如色彩、平面设计、材料、时装、面料、参考资料等。这些出版物并没有按照图书馆的标准进行编目或分类,只是在列表中进行了简要描述。为此,一个分类和编目活动被设立,该活动利用档案软件输入书目数据,以便为内部工作人员提供一个档案和图书馆共同使用的咨询工具。图书馆未来的目标是拥有一个能够与档案软件协作的图书馆管理软件。

????广告档案包括来自广告领域的肖像、编辑材料等。最初,这些文件材料部分被保存在贝纳通公司的历史档案中,部分被保存在办公室,部分被保存在贝纳通公司的传播研究中心。尽管它们是在不同的时间和不同的背景下形成的,但是仍然保持了相似的逻辑属性,现在通过将它们重新进行分组保存,大致可以分为广告活动、广告大事、展览、赞助、媒体策划、合同、摄影、行政资料、奖励等类别。

????1998年以前,广告部门扔掉了所有载有广告的杂志。后来,在档案人员的提醒下,他们意识到这些文件材料的重要保存价值。如今,这些文件材料在图书馆被较好地保留下来并按照特定顺序排列。

????新闻部门的主要职责之一是系统收集意大利和外国杂志上发表的文章、社论及与公司合作伙伴有关的其他类型的出版物。当项目启动时,新闻部门决定向档案馆移交纸质文件材料,确保它们得到更充分的保护,而新闻部门用自己的数据库保存电子版本。档案馆在接收了这批档案材料后,重新进行了整理,并做了简单摘要。我们计划建立一个系统,能够在这两种管理工具之间建立一种连接,以解决纸质和数字记录之间重复或不相符所造成的问题。

????我们目前比较关注贝纳通服装公司的纤维织物,这些纤维织物并没有按照特定的顺序送到档案馆,工作人员还需要对纤维织物材料进行长期深入的分析、重新排序和修复。考虑到下一批纤维织物将会被移交过来,我们认为很有必要让他们的主管意识到必须按照已经建立的标准来移交纤维织物材料类别。

????我们遇到的另一个问题是,无论是在公司层面还是在特定部门,对文档流程的管理都缺乏规范统一的标准。零售设计部门负责直营门店的设计和装修,以及平面设计项目、图像材料、装修手册等文档的制作。在文件材料未接收进入档案馆之前,文件材料已储存在各部门的办公室内,并且随着时间的累积,也没有形成固定的排列标准,因此即使是创建这些文件材料的工作人员也很难查阅这些文件。一旦文件材料被移交到档案馆,档案馆工作人员就要和部门工作人员密切合作,并建立一种共享的操作方法来整理文件材料。

????鉴于公司的特点,同一种文件材料可以在公司各领域档案中找到。因此,当文件材料被移交到档案馆后,如何描述和整理来自不同部门的相同资料就成为一个问题。首先,要和各个部门经理建立必要的联系,了解公司动态和文档处理流程;其次,借助有关软件统计文件材料,可以清晰识别文档。

????贝纳通档案馆的目标之一是保护公司丰富的历史文献遗产,随着档案修复和征集活动的进行,更大的展览空间需要被开拓出来。在档案馆现有的多功能办公空间里,设有呈现多媒体内容的视频墙。这一空间也供其他办公室召开会议使用,因此加强了各部门工作人员之间的关系,增加了他们对档案工作的兴趣。

????从以上内容可以看出,我们在创建公司档案馆前几年所面临的困难主要与公司结构复杂、职能和人员多元相关,因此为了做好档案工作,必须采取以下办法:平衡贝纳通公司和档案馆之间的需求;协调公司不同职能部门员工之间关系,同时尊重各种工作角色;分享档案管理者的目标和实施计划;通过新的信息管理系统为档案数据和电子文件提供一个更好的内部通道,同时也为档案捐赠者提供一个可以访问的通道,让他们更好地访问档案。

????综上所述,在商业档案馆工作不仅要做好专业档案业务,工作人员也需要随机应变,懂得与不同的人用不同的方式交流,才能做好档案工作,将档案价值传播出去。

????由于一些历史遗留问题,鉴定和评估文件材料的工作仍在进行中。目前,公司制定的绩效指标主要与确定的文件材料数量和类型有关。公司每年都要出具一份年度报告,将年度达成目标与年初活动计划中确定的目标进行比较。在未来,外部用户将能够通过网络访问数字馆藏,公司也将获得一个新的标准来评估档案工作的优势和价值。通过这些方法,公司将能够评估人力资源和技术投资的回报,以便做好档案工作。